6 kroků k efektivnímu plánování

Pro dlouhodobé cíle potřebujete víceletý plán, pro krátkodobé cíle - čtvrtletní plán a pro aktuální cíle - měsíční, týdenní, denní. Co je při plánování opravdu důležité? Tady je 6 nejdůležitějších kroků k úspěšnému plánování.

Specialisté na správu času doporučují, abyste při plánování aktuálního dění postupovali z pohledu týdne, protože tento týden dává našim aktivitám širší kontext. A co je třeba vzít v úvahu při organizování úkolů?

Díky časové tabuli zjistíte, že nemusíte dělat všechno! Pak poznáte radost z užívání volného času. Náš osobní a profesionální úspěch do značné míry závisí na tom, jak si organizujeme čas. Způsob, jakým to utratíme, si volíme sami, neseme také důsledky těchto rozhodnutí. Abychom se v průběhu času dokázali dobře řídit, následujme zásadu Stephena R. Coveyho: „Místo toho, abychom se soustředili na to, že děláš správnou věc, musíš soustředit svou pozornost na správnou věc.“ Naše rozhodnutí o využití času jsou ovlivněna dvěma kritérii - naléhavostí a důležitostí. Často přikládáme důležitost příliš mnoha úkolům. Správné stanovení priorit však spočívá v uvědomění si toho, co je v naší hierarchii hodnot v nejlepším případě, nejen v reakci na naléhavé záležitosti. Jak je od sebe odlišit? Naléhavost je kritériem týkajícím se času, důležitosti našich cílů. Praktickým nástrojem, který ukazuje rozsah činností a pomáhá určit, co je opravdu důležité, je časový plán. Nejdůležitější podmínkou pro efektivní akci a plánování je zaměřit se na kvadrant II a současně eliminovat mnoho aktivit v I a III a ignorovat kvadrant IV.

Důležité

Jízdní řád: kvadrant I.

Pokrývá důležité i naléhavé záležitosti. Je to „krizové řízení“ - akce strategického významu a naléhavé záležitosti. V tomto čtvrtletí pracujeme a využíváme své znalosti, abychom reagovali na mnoho situací a přijímali výzvy. Nemůžeme tyto záležitosti zanedbávat.

Jízdní řád: kvadrant II

Pokrývá důležité, ale ne naléhavé záležitosti. Je to „vysoce kvalitní“ čtvrť, ve které se řídíme sami: vytváříme dlouhodobé plány, předvídáme problémy a předcházíme jim, rozvíjíme naše schopnosti, regenerujeme, trávíme čas s blízkými. Čím více času v tomto čtvrtletí trávíme, tím více se zvyšuje naše schopnost jednat. Zanedbání činností v něm rozšiřuje kvadrant I, který nás nakonec pohltí, způsobuje stres a syndrom vyhoření.

Jízdní řád: kvadrant III

Jsou v tom naléhavé záležitosti, ale nejsou důležité. To je čtvrtina iluze, protože bzučení kolem toho, co je naléhavé, může vytvořit iluzi důležitosti. V tomto kvadrantu provádíme akce, které jsou aktuální, ale důležité pro někoho jiného, ​​plníme očekávání jiných lidí v domnění, že jsme v kvadrantu I.

Jízdní řád: kvadrant IV

Nejedná se o naléhavé a nedůležité záležitosti. Minimalizací času stráveného v tomto čtvrtletí získáme čas na opravdu důležité věci.

1. Efektivní plánování: přemýšlejte o své vizi a poslání

Když začnete plánovat své aktivity, přemýšlejte o tom, co je ve vašem životě nejdůležitější. Přemýšlejte o své vizi, o tom, co byste chtěli dělat, o pravidlech, kterými se řídíte (kompas!). Jakkoli se to může zdát vzdálené, je to nesmírně důležité, protože vaše víra ovlivňuje cíle, které si stanovíte, rozhodování a způsob, jakým trávíte čas.

Reflexe nad vlastním posláním je základní podmínkou pro jednání podle toho, co je důležité, protože má silný vliv na realizaci ostatních činností přiřazených ke čtvrtině II. Pokud je vaším životním krédem osobní rozvoj, pobyt v rodině, objevování hodnoty života nebo společenské aktivity, pak si tím, že se k ní čas od času vrátíte, uděláte to nejdůležitější, co se vám vtiskne do paměti. Mise vytvoří rámec, ve kterém budete činit rozhodnutí v dalších fázích plánování.

2. Efektivní plánování: definujte své role

Role jsou symboly povinností, vztahů s lidmi, činností ve prospěch společnosti. Jejich jasná definice vytváří přirozenou strukturu, která nám umožňuje udržovat rovnováhu. Role, které hrajete, jsou založeny na vaší misi. Uveďte své role na kousek papíru (např. Manželka, matka, student, manažer, ředitel, člen sportovního klubu). Výzkum ukazuje, že objevování se ve více než sedmi případech je neúčinné, zkuste například kombinovat určité funkce.Identifikace životních rolí vám pomůže vidět život jako celek - můžete vidět, že to není jen práce nebo rodina, ale všechny dohromady. Při popisu svých rolí si všimnete „důležitých, ale ne naléhavých“ záležitostí (kvadrant II), které jsou obvykle ignorovány. Kromě rolí přidejte do týdenního plánu „ostření pily“. Je to energie, kterou bychom měli vložit do zdokonalování našich dovedností ve čtyřech základních dimenzích života - fyzické, sociální, intelektuální a duchovní. Absorbovaný v „řezání“ (získávání výsledků), zapomínáme „zostřit pilu“ (udržovat nebo rozvíjet schopnost dosahovat výsledků v budoucnosti). Pokud například nebudeme sportovat (fyzická sféra), nebudeme rozvíjet znalosti (sociální sféra), nebudeme sledovat nejnovější vývoj v našem oboru (intelektuální sféra) nebo nevíme, co je pro nás v životě důležité (duchovní sféra), můžeme „otupět "Nerovnováhou."

3. Efektivní plánování: Vyberte cíle pro každou roli

Pomyslete na to nejdůležitější, co můžete tento týden v každé roli udělat, abyste dosáhli pozitivních výsledků. Co je podstatné, např. Jako manželka, manžel, rodič, zaměstnanec? Při hledání aktivit používejte kompas, nikoli hodinky, a zaměřte se na to, co je důležité, ne naléhavé. Může to být například rande s manželem, více času na dítě, shromažďování informací o kurzu rychlého čtení, meditace. Stanovte si pro každou roli jeden nebo dva cíle.

4. Efektivní plánování: naučit se rozhodovat

Chcete-li proměnit cíle čtvrtletí II na akční plán, musíte se naučit dělat správná rozhodnutí po celý týden. Často se snažíme najít si čas na „důležité“ aktivity v I. a III. Čtvrtletí, které jsou již aktivitami plné. Vrháme se z jednoho případu do druhého, svěřujeme to někomu jinému, odložíme to a doufáme, že si najdeme čas na nejdůležitější věci. Ale - jak píše Stephen R. Covey - „ nejde o upřednostňování plánů, ale o plánování priorit.“ Představte si širokou nádobu, do které vložíte velké kameny. Přestože je nádoba plná kamenů, není plná, můžete do mezer posypat štěrk. Pravdou však je, že nádoba stále není plná - můžete přidat písek a pak přidat ještě vodu. Naše cíle ve čtvrtině II jsou „velké kameny“. Pokud se nejprve budeme zabývat jinými záležitostmi - vodou, pískem a štěrkem, a poté chceme do plánu zapadnout velké kameny, budou naše pokusy marné. Ale pokud víme, které věci jsou velké kameny a usadíme je před všemi ostatními, uvidíme, kolik toho dokážeme a kolik vody, písku a štěrku je na prázdných místech. Dosáhneme toho, co považujeme za důležité, a zároveň tomu odpovídajícím způsobem „upravíme“ další aktivity.

5. Efektivní plánování: organizujte každý den

Vaším každodenním úkolem je nejdříve udělat nejdůležitější věci, a to navzdory neočekávaným okolnostem a výzvám dne. Někdy se vám podaří plán implementovat, jindy ho budete muset změnit, ale při rozhodování se spoléhejte na údaje svého interního kompasu. Abychom dali nejdůležitější věci na první místo, ráno:

PŘEDSTAVTE SI KURZ DNE - zkontrolujte týdenní plán, najděte se, podívejte se na tento den v kontextu 7 dnů. To vám pomůže vhodně reagovat na neočekávané situace.

NASTAVTE PRIORITY - označte své akce symboly čtvrtletí I a II - díky tomu budete mít jistotu, že záležitosti čtvrtiny III nezapadají do vašeho harmonogramu. Pokud je nutné další stanovení priorit, označte aktivity čtvrtletí I a II podrobněji (např. Kruhem).

DEFINUJTE ÚLOHY ČAS A ČAS - oddělte ty, které jsou přísně načasovány, od těch, které lze provádět kdykoli během dne. Také si zapište časové limity pro konkrétní činnosti.

6. Efektivní plánování: ohodnoťte svoji efektivitu

Na konci týdne si promyslete, jaké cíle jste dosáhli, jakým výzvám jste čelili, jaká rozhodnutí učinit a zda při výběru byly nejdůležitější věci jako první. Týdenní souhrn vám pomůže vyhnout se opakování stejných chyb, umožní vám být efektivnější v následujících týdnech.